access建立数据库教程

Access 建立数据库教程

Microsoft Access 是一款功能强大的关系型数据库管理系统，它结合了数据库引擎和图形用户界面，使得非专业开发人员也能轻松创建和管理数据库，以下是一份详细的 Access 建立数据库的教程。

一、规划数据库结构

在开始使用 Access 之前，需要先规划好数据库的结构，这包括确定需要哪些表、每个表中的字段以及各表之间的关系，要创建一个学校的学生成绩管理系统，可能需要“学生”表（包含学号、姓名、性别等字段）、“课程”表（课程编号、课程名称等）和“成绩”表（学号、课程编号、成绩等），且“成绩”表通过学号与“学生”表关联，通过课程编号与“课程”表关联。

二、创建数据库

1、打开 Microsoft Access 应用程序，点击“新建”选项卡，选择“空数据库”。

2、在弹出的“文件新建数据库”对话框中，选择保存数据库的位置，并输入数据库的名称，然后点击“创建”按钮，Access 会创建一个新的空白数据库，并打开一个名为“表 1”的新表视图。

三、创建表

1、设计视图创建表

右键点击左侧导航窗格中的“表 1”，选择“设计视图”。

在设计视图中，按照规划好的表结构，在第一行输入字段名称，如“学号”，然后在下方的数据类型下拉列表中选择“文本”类型（假设学号为文本格式），还可以在“字段属性”区域设置字段的其他属性，如对于“学号”字段，可以设置“字段大小”为 8（表示学号最多 8 位字符）。

依次添加其他字段，如“姓名”（文本类型）、“性别”（文本类型，可设置字段大小为 2，因为通常用“男”“女”表示性别）、“出生日期”（日期/时间类型）等。

设置主键：右键点击“学号”字段行，选择“主键”，将“学号”字段设为主键，这样可以唯一标识每一条记录。

完成表的设计后，点击左上角的“保存”按钮，将“表 1”重命名为更具意义的名称，如“学生信息表”。

2、数据表视图创建表

同样右键点击左侧导航窗格中的“表 1”，选择“数据表视图”。

在数据表视图中，直接在第一列输入字段名称，如“课程编号”，Access 会自动将其设置为文本类型，然后按回车键，在下一行输入下一个字段名称，如“课程名称”，以此类推。

全部字段输入完成后，切换到设计视图，按照上述方法设置字段的数据类型和其他属性，并设置主键（通常将“课程编号”设为主键），最后保存并重命名该表，如“课程信息表”。

四、创建表之间的关系

1、关闭所有打开的表。

2、点击“数据库工具”选项卡中的“关系”按钮，打开“关系”窗口。

3、在“关系”窗口中，右键点击空白处，选择“显示表”，在弹出的“显示表”对话框中，分别选中“学生信息表”和“课程信息表”，点击“添加”按钮，将这两个表添加到“关系”窗口中。

4、从“学生信息表”中拖动“学号”字段到“成绩”表的“学号”字段上，松开鼠标左键，此时会弹出“编辑关系”对话框。

5、在“编辑关系”对话框中，勾选“实施参照完整性”“级联更新相关字段”和“级联删除相关字段”复选框（根据实际需求选择），然后点击“创建”按钮，这样就建立了“学生信息表”和“成绩”表之间通过“学号”字段的一对多关系。

6、重复步骤 4 5，建立“课程信息表”和“成绩”表之间通过“课程编号”字段的一对多关系。

7、设置完关系后，点击“关系”窗口右上角的“关闭”按钮，在弹出的提示框中选择“是”，保存关系的设置。

五、向表中输入数据

双击左侧导航窗格中的表名称，打开数据表视图，按照实际情况逐行输入数据，在“学生信息表”中输入学生的学号、姓名、性别等信息；在“课程信息表”中输入课程编号、课程名称等信息；在“成绩”表中输入对应的学号、课程编号和成绩数据。

六、创建查询

查询用于从数据库中检索特定的数据，要查询成绩大于 80 分的学生信息，可以按照以下步骤操作：

1、点击“创建”选项卡中的“查询向导”按钮，在弹出的向导对话框中选择“简单查询向导”，点击“确定”。

2、在“简单查询向导”对话框中，选择查询的数据来源为“表：成绩”和“表：学生信息表”，点击“下一步”。

3、选择要查询的字段，如“学生信息表.学号”“学生信息表.姓名”“成绩.成绩”等，点击“下一步”。

4、在“筛选”对话框中，设置筛选条件为“成绩.成绩 > 80”，点击“下一步”。

5、为查询指定标题，如“成绩大于 80 分的学生信息”，然后点击“完成”，Access 会根据设置的条件生成查询结果，并在数据表视图中显示出来。

七、创建表单

表单用于方便用户查看和输入数据，以创建一个简单的学生信息录入表单为例：

1、点击“创建”选项卡中的“表单向导”按钮，在弹出的向导对话框中选择“单个表或查询”，点击“下一步”。

2、选择数据来源为“学生信息表”，点击“下一步”。

3、选择要在表单上显示的字段，如“学号”“姓名”“性别”“出生日期”等，可以通过箭头按钮调整字段的顺序，点击“下一步”。

4、选择表单的布局方式，如“表格式”，点击“下一步”。

5、为表单指定标题，如“学生信息录入表单”，然后点击“完成”，Access 会生成一个基本的表单，用户可以在其中查看和修改学生信息。

八、创建报表

报表用于对数据进行格式化输出，以便打印和分析，要创建一个学生成绩报表：

1、点击“创建”选项卡中的“报表向导”按钮，在弹出的向导对话框中选择数据来源为相关的表或查询（如包含学生成绩数据的查询），点击“下一步”。

2、选择要在报表中显示的字段，如学生的学号、姓名、各科成绩等，点击“下一步”。

3、确定是否对数据进行分组（如按班级分组），如果需要，选择分组字段，点击“下一步”。

4、选择报表的排序方式（如按成绩降序排序），点击“下一步”。

5、选择报表的布局方式（如递进式），点击“下一步”。

6、为报表指定标题，如“学生成绩报表”，然后点击“完成”，Access 会生成一个报表，用户可以在布局视图中对其进行进一步的调整和美化。

九、数据库的维护与管理

1、备份数据库：定期备份数据库是非常重要的，以防止数据丢失，可以在 Access 中点击“文件”选项卡中的“保存并发布”，选择“备份数据库”，然后选择备份文件的保存位置和名称，点击“保存”即可。

2、压缩和修复数据库：随着数据库的使用，可能会出现数据冗余和损坏的情况，可以点击“数据库工具”选项卡中的“压缩和修复数据库”按钮，对数据库进行优化和维护，减少其占用的空间并修复可能存在的问题。

通过以上步骤，就可以使用 Microsoft Access 建立一个基本的数据库系统，并根据实际需求进行各种操作和管理。

FAQs

问题 1：如何在 Access 中修改表结构？

答：右键点击要修改结构的表，选择“设计视图”，在设计视图中可以添加、删除字段，修改字段的数据类型和其他属性，修改完成后，点击“保存”按钮即可。

问题 2：如何设置字段的默认值？

答：在表的设计视图中，选择要设置默认值的字段，在“字段属性”区域的“默认值”框中输入相应的默认值，对于“性别”字段，可以设置默认值为“男”，这样，在添加新记录时，如果没有手动输入该字段的值，就会自动采用默认值。

小编有话说

Access 作为一款功能强大且相对易于使用的数据库管理工具，无论是小型企业的日常业务数据处理，还是个人学习、工作中的数据管理需求，都能很好地满足，通过掌握上述建立数据库的基本流程和方法，大家可以高效地利用 Access 来构建适合自己的数据库系统，实现数据的有序存储、快速查询和便捷管理，从而提升工作效率和数据处理的准确性，希望这份教程能够帮助大家顺利开启 Access 数据库之旅！